Wat zijn webinars?

Een webinar is een presentatie via internet waar het publiek bij kan meedoen: vragen stellen in een chat, stemmen in een peiling, soms zelf aan het woord komen.

Het woord is een samentrekking van web en seminar. In de praktijk komt het neer op een presentatie van dertig tot zestig minuten met een vragenronde erachteraan.

Webinar, livestream of videovergadering

Deze drie lopen door elkaar en het scheelt om ze uit elkaar te houden, want ze vragen andere software en een andere houding.

Bij een videovergadering is iedereen gelijk. Iedereen heeft camera en microfoon, iedereen kan praten, en boven de tien mensen wordt het rommelig. Zoom, Teams en Google Meet zijn hier voor gemaakt.

Bij een livestream zend je uit naar een publiek dat alleen kan kijken en typen. Denk aan een uitzending op YouTube of LinkedIn. Het bereik kan groot zijn en de afstand tot je publiek ook.

Een webinar zit ertussenin. Jij hebt het woord, de deelnemers zitten standaard op stil, en ze kunnen meedoen via chat, vragen en peilingen. Bij de meeste pakketten kun je iemand tijdelijk het woord geven. Die tussenvorm maakt een webinar geschikt voor uitleg aan een groep die je nog niet kent.

Wanneer een webinar werkt

Bij onderwerpen die uitleg nodig hebben voordat iemand een beslissing kan nemen. Als je product ingewikkeld is, of als klanten eerst iets moeten begrijpen, is een uur samen doorlopen efficiënter dan tien losse gesprekken.

Bij een publiek dat verspreid zit. Je bereikt mensen uit het hele land zonder dat iemand hoeft te reizen.

Bij een groep die je al kent. Aan je eigen e-maillijst een webinar aankondigen werkt aanzienlijk beter dan koud publiek werven.

En bij iets dat je vaker uitlegt. Een introductie voor nieuwe klanten, een uitleg bij een wetswijziging, een rondleiding door software: dat zijn onderwerpen die je één keer goed voorbereidt en daarna elk kwartaal opnieuw kunt doen.

Wanneer het niet werkt

Bij eenvoudige producten. Als iemand in twee minuten kan zien of het bij hem past, is een uur van zijn tijd vragen te veel gevraagd.

Als je publiek klein is. Een webinar met vier deelnemers is een ongemakkelijk gesprek waarbij niemand iets durft te vragen. Bel die vier dan gewoon.

Als het eigenlijk een verkooppraatje is. Dat merken mensen binnen vijf minuten en dan haakt de helft af. Dat is niet erg voor die ene sessie en het kost je wel je geloofwaardigheid voor de volgende.

Houd er bovendien rekening mee dat het nieuwtje eraf is. In 2020 ging alles online en sindsdien heeft vrijwel iedereen wel eens een webinar gevolgd. De aandacht is sindsdien schaarser geworden en het aanbod groter. Een uitnodiging moet nu echt iets beloven wat iemand nergens anders krijgt.

Wat je nodig hebt

• Software. Zoom, Teams of Google Meet volstaan voor een kleine groep. Voor grotere aantallen en automatische opvolging bestaan er aparte webinarpakketten.
• Fatsoenlijk geluid. Belangrijker dan beeld. Een goedkope microfoon die dicht bij je mond staat verslaat elke camera.
• Een rustige achtergrond en licht dat van voren komt.
• Een inschrijfpagina met datum, duur, onderwerp en voor wie het bedoeld is.
• Een tweede persoon die de chat in de gaten houdt terwijl jij praat. Alleen lukt dat niet goed.
• Een vaste internetverbinding. Een kabel naar je router is stabieler dan wifi, en het gaat bij een uitzending om je uploadsnelheid, niet om de downloadsnelheid die in je abonnement wordt genoemd.

Welke software je kiest

Voor een eerste webinar met tientallen deelnemers doe je wat je al hebt. Teams zit bij Microsoft 365, Meet zit bij Google Workspace, en met Zoom kom je in de gratis versie een half uur ver. Genoeg om te ontdekken of dit iets voor je is.

De echte webinarfuncties zitten bij vrijwel alle aanbieders in een betaalde uitbreiding. Wat je daarvoor krijgt: een inschrijfpagina, automatische bevestigings- en herinneringsmails, deelnemers die standaard op stil staan, peilingen, een aparte vragenronde en een overzicht achteraf van wie er was en hoe lang.

Die laatste twee zijn de reden om ooit over te stappen. Een deelnemerslijst met kijktijd erbij is het verschil tussen tachtig adressen en tien gesprekken. Zolang je dat handmatig kunt bijhouden, heb je het pakket niet nodig.

Let bij de keuze op één praktisch punt: kunnen deelnemers meedoen via hun browser, zonder iets te installeren? Op zakelijke laptops is installeren vaak geblokkeerd. Elke stap tussen de uitnodiging en het beeld kost deelnemers.

De techniek die het vaakst misgaat

Geluid, in negen van de tien gevallen. Een laptopmicrofoon vangt de kamer op in plaats van jou, en een luidspreker die tegelijk aanstaat geeft echo. Een eenvoudige headset lost beide op. Test hem in de software zelf, want elk programma heeft een eigen apparaatkeuze die niet meebeweegt met je systeeminstelling.

Daarna de verbinding. Uitzenden vraagt vooral uploadcapaciteit, en die ligt bij kabel- en dsl-abonnementen veel lager dan de downloadsnelheid. Zet tijdens de uitzending grote synchronisaties uit, want een back-up die op de achtergrond draait vreet precies dezelfde capaciteit.

Verder gaat het mis bij het delen van je scherm. Een presentatie op een tweede monitor met een andere resolutie komt bij deelnemers klein of onscherp binnen. Deel liever één venster dan je hele bureaublad, dan kunnen je mail en meldingen niet in beeld springen. Zet meldingen sowieso uit.

Doe een keer een proefsessie met een collega op een ander netwerk, en neem die op. In de opname hoor je wat je zelf niet hoort: een brommende ventilator, een echo, een microfoon die te ver weg staat. Houd tot slot een terugvaloptie achter de hand, bijvoorbeeld je telefoon als hotspot, zodat een storing in je internet niet meteen het einde van de uitzending is.

De inschrijfpagina

De pagina waar mensen zich aanmelden bepaalt hoeveel deelnemers je krijgt. Zet er de datum, het tijdstip, de duur en het onderwerp op, en vooral: wat weet iemand straks dat hij nu niet weet.

Houd het formulier kort. Naam en e-mailadres zijn genoeg. Elk extra veld kost aanmeldingen en de meeste van die gegevens gebruik je toch niet. Wat er verder over formulieren te zeggen valt staat in het artikel over aanmeldformulieren, en de opbouw van zo'n pagina staat in het artikel over landingspagina's.

Stuur direct na de inschrijving een bevestiging met de link en een agendabestand, zodat het in de agenda van de deelnemer staat. Dat ene bestandje scheelt merkbaar in opkomst, want anders is het over twee weken vergeten.

Vraag toestemming voor je nieuwsbrief apart, met een leeg vinkje. Inschrijven voor een webinar is geen toestemming voor een mailinglijst, en een vooraf aangevinkt vakje telt niet als toestemming.

Hoe je zorgt dat er mensen komen

Dit is het lastigste deel. Van de mensen die zich inschrijven komt doorgaans een deel niet opdagen, en dat percentage schrikt de eerste keer.

Wat helpt: een herinnering een dag van tevoren en nog eentje een uur van tevoren. Een tijdstip dat past bij je publiek, meestal aan het begin of eind van een werkdag. En een duidelijke belofte in de titel: wat weet iemand straks dat hij nu niet weet.

Die herinneringen laat je automatisch versturen, anders vergeet je ze. Elk webinarpakket kan dit, en met een gewone nieuwsbrieftool lukt het ook. Hoe je zo'n reeks opzet staat in het artikel over e-mailautomatisering.

Kondig het minstens twee weken van tevoren aan en herhaal dat een paar keer. De meeste inschrijvingen komen binnen op de dag van de aankondiging en op de dag zelf. Die laatste groep mis je als je op de ochtend van het webinar niets meer stuurt.

Stuur de opname altijd na aan iedereen die zich inschreef, ook aan wie er niet was. Een deel van je opbrengst zit daar.

Hoe je hem opbouwt

Begin met de vraag die iedereen heeft en beantwoord die meteen. Niet eerst tien minuten over jezelf en je bedrijf.

Houd de presentatie kort en de vragenronde ruim. Dertig minuten uitleg en twintig minuten vragen werkt beter dan andersom, want de vragen zijn waar het interessant wordt.

Vertel aan het begin hoe het gaat lopen: hoe lang het duurt, wanneer er ruimte is voor vragen en of er een opname komt. Dat haalt de onrust eruit bij mensen die zich afvragen of ze straks in beeld komen.

Bouw om de zeven of acht minuten een moment in waarop er iets anders gebeurt: een peiling, een vraag aan de chat, een schermdeling die verandert. Aandacht op een scherm houdt het korter vol dan aandacht in een zaal, en dat merk je aan de uitval halverwege.

Zet je oproep aan het eind, één keer en duidelijk. Wie het uur uitzat is geïnteresseerd genoeg om te horen wat de volgende stap is.

Interactie tijdens de uitzending

Zonder interactie is een webinar een video die je op een onhandig tijdstip moet kijken. De middelen die je hebt zijn beperkt en werken alleen als je ze aankondigt.

Een peiling is het makkelijkst. Twee of drie stellingen, de uitslag direct laten zien en er hardop iets over zeggen. Voor deelnemers is dat het bewijs dat er echt iemand live zit.

Vraag mensen in de chat iets concreets, bijvoorbeeld waar ze vandaan komen of welk probleem ze hebben. Open vragen leveren stilte op, gesloten vragen leveren antwoorden op. Laat je tweede persoon de leukste antwoorden voorlezen.

Gebruik de aparte vragenfunctie als die er is, en niet de gewone chat. In de vragenlijst kunnen deelnemers elkaars vragen zien en er stemmen op uitbrengen, waardoor je ziet waar de meeste mensen mee zitten. Krijg je geen vragen, begin dan zelf met er twee die je vaak hoort. Daarna komen ze los.

Aparte groepsgesprekken werken bij een training met een vaste groep en zelden bij een open webinar. Vreemden in een kamertje zetten is de snelste manier om iedereen ongemakkelijk te maken.

De opvolging

Hier zit de opbrengst en hier gebeurt meestal niets.

Stuur binnen een dag de opname en een korte samenvatting. Kijk wie er tot het einde bleef en wie er een vraag stelde: dat zijn je warmste contacten. Neem met die mensen persoonlijk contact op.

Maak die opvolging niet ingewikkeld. Een persoonlijke mail met een verwijzing naar de vraag die iemand stelde doet meer dan een reeks van vijf geautomatiseerde berichten. Bewaar in je eigen administratie wie er was, want die lijst is over een half jaar nog bruikbaar.

En zet de vragen die je kreeg op een lijst. Een betere onderwerpenlijst voor je website bestaat niet, want het zijn de vragen van de mensen die je zoekt.

Webinars en de AVG

Een inschrijving is een persoonsgegeven, dus vanaf de eerste aanmelding heb je hiermee te maken. Vertel op de inschrijfpagina wat je met de gegevens doet, koppel je privacyverklaring erbij en bewaar de lijst niet langer dan nodig.

De software die je gebruikt verwerkt die gegevens namens jou. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij, en die staat bij de meeste aanbieders standaard in de voorwaarden of in een apart document dat je kunt accepteren. Zit je aanbieder in de Verenigde Staten, dan is doorgifte sinds juli 2023 geregeld via het EU-US Data Privacy Framework. Kijk of jouw aanbieder daaraan deelneemt. Tussen de uitspraak van het Europese Hof in 2020 en die nieuwe regeling was zulke doorgifte juridisch onzeker, en dat is de reden dat je aanbieders er nu expliciet over ziet publiceren.

Neem je op, zeg dat dan aan het begin en zet het ook in de uitnodiging. Deelnemers moeten kunnen kiezen om hun camera uit te laten en hun naam aan te passen. Wil je de vragenronde publiceren, haal er dan namen en bedrijfsnamen uit.

Geef je de deelnemerslijst door aan een partner of sponsor, dan heb je daar aparte toestemming voor nodig. Dat mag je vragen bij de inschrijving, in duidelijke taal en met een leeg vinkje. Wat er verder geldt voor commerciële mail staat in het artikel over e-mailmarketing.

De opname hergebruiken

Een webinar van een uur is materiaal voor maanden. De opname zelf, een artikel dat je uit het transcript schrijft, een paar korte fragmenten voor social media, en een lijst met vragen die je publiek echt bezighoudt. Zo hoeft contentmarketing geen apart project te zijn: je hebt de inhoud al opgenomen.

Zet de opname achter een klein formulier als je er adressen mee wilt ophalen, of gewoon openbaar als je liever bereik hebt. Beide zijn verdedigbaar. Achter een formulier krijg je minder kijkers en betere contacten, en die afweging speelt ook bij een leadmagneet.

Zet de video niet rechtstreeks op je eigen hosting. Een bestand van een gigabyte legt een gedeelde server plat zodra vijf mensen tegelijk kijken. Gebruik YouTube of Vimeo en sluit de speler in. Laad die speler pas nadat iemand op afspelen klikt, want een ingesloten video haalt anders bij elk paginabezoek veel code binnen en plaatst cookies waarvoor je toestemming nodig hebt.

Zet er ondertiteling en een transcript bij. Automatische ondertiteling in het Nederlands is inmiddels bruikbaar, en een uitgeschreven tekst onder de video is leesbaar voor mensen die niet willen kijken en vindbaar voor zoekmachines.

Wat je meet

Niet het aantal inschrijvingen, want dat zegt alleen iets over je aankondiging. Kijk naar hoeveel mensen er echt waren, hoe lang ze bleven, en hoeveel gesprekken eruit voortkwamen.

Dat laatste is het enige getal dat telt. Zet daarnaast twee dingen in een spreadsheet die je na drie webinars kunt vergelijken: welk deel van de inschrijvers kwam opdagen, en op welke minuut de meeste mensen afhaakten. Dat afhaakmoment wijst het stuk aan dat te lang duurt.

Wil je het naast andere kanalen leggen, reken dan uit wat een aanvraag je gekost heeft aan tijd en geld. Die vergelijking staat uitgewerkt in het artikel over cost per lead. Bij een webinar zit vrijwel alle kosten in uren, en dat is de post die het vaakst wordt vergeten.

Veelgestelde vragen over webinars

Wat is het verschil tussen een webinar en een livestream?

Bij een webinar kan het publiek meedoen via chat, vragen en peilingen, en kun je iemand het woord geven. Bij een livestream kijkt het publiek alleen mee en is de interactie beperkt tot reacties.

Een videovergadering is weer iets anders: daar is iedereen gelijkwaardig en heeft iedereen beeld en geluid. Boven de tien deelnemers wordt dat onwerkbaar.

Hoe lang moet een webinar duren?

Drie kwartier tot een uur, inclusief de vragenronde. Korter kan prima, langer vraagt veel van je publiek en dat zie je terug in het aantal mensen dat halverwege weggaat.

Houd je aan de aangekondigde eindtijd. Mensen hebben er een afspraak achteraan gepland en uitlopen kost je goodwill.

Hoeveel deelnemers heb ik nodig?

Vanaf een stuk of vijftien loopt het gesprek vanzelf, omdat er dan altijd wel iemand durft te typen. Daaronder wordt het stil en moet je zelf vragen verzinnen.

Heb je structureel maar een handvol geïnteresseerden, dan is een webinar de verkeerde vorm. Een gesprek van twintig minuten per persoon levert dan meer op.

Hoeveel inschrijvers komen er daadwerkelijk opdagen?

Reken erop dat een flink deel niet komt. Dat is normaal en het zegt niets over de kwaliteit van je onderwerp: mensen schrijven zich in met de gedachte dat ze de opname wel kijken.

Meet je eigen verhouding over een paar sessies en stuur daarop. Herinneringen een dag en een uur van tevoren zijn de goedkoopste manier om dat percentage omhoog te krijgen.

Welke software heb ik nodig?

Voor je eerste webinar volstaat wat je al hebt: Teams, Google Meet of de gratis versie van Zoom. Pas als je inschrijfpagina's, automatische herinneringen en deelnemersrapporten wilt, ga je naar een betaalde webinarfunctie.

Kies iets waarbij deelnemers via de browser kunnen meedoen. Op zakelijke laptops mag lang niet iedereen software installeren.

Wat kost het om een webinar te organiseren?

De software is de kleinste kostenpost en de tijd is de grootste. Reken op een dagdeel voorbereiding voor de eerste keer, plus de uitzending zelf en de opvolging daarna.

Herhaal je hetzelfde webinar elk kwartaal, dan verdeelt die voorbereiding zich over meerdere sessies. Een terugkerend onderwerp is daarom aantrekkelijker dan een eenmalig.

Mag ik een webinar opnemen?

Ja, mits je het van tevoren meldt en deelnemers de kans hebben om hun camera uit te laten en anoniem te blijven. Zet het in de uitnodiging en herhaal het aan het begin van de uitzending.

Publiceer je de opname, knip dan de delen eruit waarin deelnemers herkenbaar zijn, tenzij ze daar toestemming voor hebben gegeven.

Mag ik deelnemers na afloop mailen met een aanbod?

De opname en een samenvatting nasturen hoort bij waar mensen zich voor hebben ingeschreven. Een commercieel aanbod ligt anders: daarvoor heb je toestemming nodig, of het moet gaan om een bestaande klant en een vergelijkbare dienst.

Vraag die toestemming bij de inschrijving met een apart, leeg vinkje. In elke commerciële mail hoort verder een afmeldmogelijkheid te staan.

Wat vraag ik op het inschrijfformulier?

Naam en e-mailadres. Meer heb je niet nodig om iemand binnen te laten en de opname na te sturen.

Wil je één extra veld, maak er dan iets van waar je zelf wat aan hebt tijdens de sessie, bijvoorbeeld de vraag waar iemand mee zit. Dat levert je materiaal voor de vragenronde op.

Op welk tijdstip kan ik het beste een webinar plannen?

Voor een zakelijk publiek werkt het begin van de ochtend of het eind van de middag meestal het best, buiten de lunch en buiten het eind van de werkdag op vrijdag.

Belangrijker dan het exacte tijdstip is dat het past bij het werkritme van je doelgroep. Bij een publiek dat overdag op locatie werkt, is de vroege avond een betere keuze.

Wat doe ik als niemand een vraag stelt?

Begin zelf met twee vragen die je vaak krijgt en beantwoord die hardop. Dat breekt de stilte, want de eerste vraag stellen is voor deelnemers de hoogste drempel.

Laat daarnaast je tweede persoon de chat aanjagen met een concrete vraag. Open uitnodigingen als "zijn er nog vragen" leveren zelden iets op.

Mag ik een opname aankondigen als live?

Nee. Een opname presenteren als een uitzending die op dat moment plaatsvindt is misleidend, en misleiding van consumenten valt onder de regels waar de ACM op toeziet.

Automatisch afgespeelde webinars zijn op zich prima, mits je erbij zet dat het om een opname gaat. Je verliest de spanning van een echte uitzending en je houdt je geloofwaardigheid. Die ruil is de moeite waard.

Moet ik een webinar gratis aanbieden of ervoor laten betalen?

Gratis, als het doel is dat mensen je leren kennen. Een bedrag vragen drukt het aantal inschrijvingen fors, terwijl je er bij een introductie juist zoveel mogelijk mensen bij wilt hebben.

Bij een training met huiswerk en een beperkt aantal plaatsen ligt het andersom. Wie betaalt, komt opdagen en doet mee.

Hoe zet ik de opname op mijn eigen website?

Upload de video naar YouTube of Vimeo en sluit de speler in op je pagina. Zet het bestand niet rechtstreeks op je eigen hosting, want dat legt bij meerdere kijkers je site plat.

Laad de speler pas nadat iemand op afspelen klikt. Dat scheelt laadtijd en het voorkomt dat er cookies worden geplaatst voordat je bezoeker een keuze heeft gemaakt.