Een website voor je stichting of vereniging.

Bij stichtingen en verenigingen kom ik bijna altijd hetzelfde tegen. De site is over de jaren gegroeid, verschillende mensen hebben eraan gewerkt, en niemand weet meer precies wat waar staat. Er zijn drie ledenlijsten en de vraag welke de juiste is durft niemand hardop te stellen.

Herkenbaar? Dan is dit voor jou.

Drie soorten bezoekers, drie verwachtingen

Het lastige aan een non-profitsite is dat er meerdere groepen op afkomen die iets heel anders zoeken.

Leden willen praktische dingen: wanneer is de volgende activiteit, waar moet ik zijn, hoe wijzig ik mijn gegevens. Zij komen vaak terug en willen snel bij hun ding zijn.

Donateurs en subsidiegevers willen weten of hun geld goed terechtkomt. Zij zoeken naar wat je doet, wat het oplevert en wie erachter zit. Zij komen één keer en beslissen in twee minuten.

Vrijwilligers willen weten wat er te doen is en of ze ergens aan vastzitten. Zij haken af bij vage teksten over betrokkenheid en willen gewoon zien: wat vraag je van me en hoeveel uur is dat.

Probeer die drie niet op één pagina te bedienen. Geef ze alle drie een eigen ingang vanaf je homepage. Dat klinkt simpel en het lost verrassend veel op.

Wat vaak ontbreekt en zwaar meeweegt

• Wie er in het bestuur zit, met naam en gezicht. Dit is voor donateurs een belangrijk vertrouwenssignaal. Anonieme organisaties krijgen minder.
• Het jaarverslag en de jaarrekening. Voor ANBI-stichtingen is publiceren zelfs verplicht. Zet ze op een vaste plek en verwijs er ook naartoe.
• Concreet wat er met het geld gebeurt. Niet "wij zetten ons in voor", maar wat er vorig jaar daadwerkelijk is gedaan en voor hoeveel mensen.
• Je ANBI-gegevens. Fiscaal nummer, doelstelling, beloningsbeleid. Er is een vaste lijst met wat er op de site moet staan.
• Een doneerknop die werkt op een telefoon. Met iDEAL, in drie stappen, zonder eerst een account aan te maken.

Het systeemprobleem

Bij verenigingen zit de echte winst zelden in de vormgeving. Die zit in de administratie eronder.

Het klassieke patroon: leden staan in een Excel-bestand, contributie loopt via handmatige facturen, aanmeldingen komen per e-mail binnen en worden overgetikt, en de nieuwsbrief gaat naar een lijst die niemand bijhoudt. Elke stap kost een vrijwilliger tijd en bij elke stap gaat er wel eens iets mis.

Wat ik daar meestal doe: eerst bepalen welk systeem de waarheid bevat voor welke gegevens. Daarna pas koppelen. Een inschrijfformulier op de site dat rechtstreeks in de ledenadministratie landt scheelt vaak uren per maand, maar alleen als vooraf duidelijk is waar die administratie staat.

Bouwen voor vrijwilligers

Dit is het punt dat het vaakst wordt overgeslagen en dat op termijn het meest uitmaakt. Je site wordt beheerd door mensen die dat erbij doen, die wisselen, en die geen technische achtergrond hebben.

Dus:

• Houd het aantal verschillende soorten pagina's beperkt. Hoe meer varianten, hoe groter de kans op een rommeltje.
• Geef mensen alleen rechten voor wat ze doen. Niet iedereen hoeft beheerder te zijn.
• Zorg dat er iets is dat niet stukgaat als iemand een verkeerde knop indrukt. Een dagelijkse back-up die je zelf kunt terugzetten is hier geen luxe.
• Schrijf één A4 met werkinstructies. Hoe zet ik een activiteit erop, hoe wijzig ik het nieuws. Dat A4 is over drie jaar goud waard als het bestuur is gewisseld.

Wat het mag kosten

Bij non-profits is het budget beperkt en dat is terecht: geld dat naar de website gaat, gaat niet naar het doel. Tegelijk zie ik organisaties jaarlijks meer verliezen aan vrijwilligersuren dan een fatsoenlijke inrichting eenmalig zou kosten.

Mijn advies is meestal om klein te beginnen bij het deel dat het meeste handwerk kost, en de rest te laten zoals het is. Niet alles tegelijk.

Meedenken?

Ik werk veel voor stichtingen en verenigingen, vaak met meerdere systemen en meerdere partijen erbij. Loop je ergens vast, of weet je niet waar je moet beginnen? Stuur me een appje of plan een gesprek. Het eerste gesprek kost niets en levert meestal al een richting op.